Klantvriendelijke communicatie voor de KvK

De schriftelijke communicatie van de Kamer van Koophandel mag wel wat klantvriendelijker. Onlangs probeerde ik mijn handelsnaam te wijzigen van MvW redactiedienst (een naam die ik vijf jaar geleden bedacht want ‘je moet toch iets’) naar Tekstijver. Een paar dagen later kreeg ik het wijzigingsformulier vrolijk teruggestuurd. De begeleidende brief begint zo:

Hierbij sturen wij u het/de formulier(en) retour, omdat deze onvolledig of onjuist zijn ingevuld.

Ze hadden ook kunnen schrijven ‘Je hebt het fout gedaan! Oen!’ Want dat is ongeveer de boodschap van de eerste zin. En een uitstekende manier om de hakken in het zand te krijgen van degene die de brief ontvangt. Als dit de toon is dan is zakendoen met de KvK alleen maar vervelend.

Vervolgens staat er:

Wij verzoeken u:
uw handelsnaam aan te passen. Een handelsnaam dient namelijk voldoende onderscheidend vermogen te bevatten. De opgegeven handelsnaam ‘Tekstijver’ mist echter onvoldoende onderscheidend vermogen.

Deze formulering roept slechts vragen op. Wat zijn de criteria voor een onderscheidende handelsnaam? Op het wijzigingsformulier van de KvK wordt notabene een voorbeeld aangehaald waarin de handelsnaam van ‘Groenhof Mode’ wordt gewijzigd in ‘Goed Gekleed’. Waarom is dit wel onderscheidend en Tekstijver niet? Als de KvK het ondernemerschap wil stimuleren en van waarde wil zijn dan moet zij haar klanten op weg helpen. Onderstaande formulering zou al een hele verbetering zijn.

Wij hebben de wijziging van uw handelsnaam ontvangen. Een prima stap, als ondernemer is het altijd goed om te vernieuwen!

Voordat we deze wijziging kunnen verwerken is het nodig om de naam ‘Tekstijver’ nog unieker te maken. Dit kunt u doen door bijvoorbeeld de bedrijfsactiviteit te vermelden. Op deze manier is meteen duidelijk wat uw bedrijf doet en bent u beter vindbaar voor mogelijke klanten die ons handelsregister doorzoeken.

Om het u makkelijk te maken staan hieronder enkele suggesties voor ‘Tekstijver’.
– Tekstbureau Tekstijver
– Tekstijver Van Wijngaarden
– Redactiebureau Tekstijver
– Tekstijver Redactie
– Tekstijver Communicatie

U kunt uit deze vijf namen een keuze maken of zelf een alternatief bedenken. De gecorrigeerde handelsnaam vult u in op het bijgevoegde wijzigingsformulier dat u ons eerder toestuurde. Vergeet daarbij uw paraaf niet! Voor het gemak hebben we een antwoordenvelop meegestuurd zodat we uw wijziging snel kunnen verwerken.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *